Ihr eMail-Archiv mit MailStore Server

Mailstore Server

Seit 1.1.2017 gelten uneingeschränkt die Vorschriften der GoBD. Alle anderen Vorschriften des Bundesministeriums für Finanzen zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen werden an diesem Stichtag hinfällig. Davon betroffen ist auch das Thema E-Mail Archivierung!

Mit der Veröffentlichung der Version 11 steht unseren Kunden ein Feature zur Verfügung, das vor dem Hintergrund der  am 25.5.2018 in Kraft getretenen EU-DSGVO ganz besonders im Fokus steht: Die individuell festlegbaren Aufbewahrungsrichtlinien oder auch Retention Policies. Richtig konfigurierte Aufbewahrungsrichtlinien helfen Nutzern von MailStore Server, Anforderungen der DSGVO zu erfüllen, insbesondere das Recht auf Löschung persönlicher Daten.

Mit MailStore Server können Sie alle rechtlichen, technischen und wirtschaftlichen Vorteile moderner eMail-Archivierung einfach und sicher für Ihr Unternehmen nutzen.

Dazu legt MailStore Server perfekte Kopien aller eMails in einem zentralen eMail-Archiv ab und stellt so die Sicherheit und Verfügbarkeit beliebiger Datenmengen auch über viele Jahre hinweg sicher. Anwender können weiterhin über Microsoft Outlook oder Web-Access auf ihre eMails zugreifen.

Vorteile der eMail-Archivierung auf einen Blick

  • Rechtssicherheit durch Erfüllung gesetzlicher Anforderungen
  • Reduzierung der IT-Kosten
  • Schutz vor Datenverlusten
  • eMail-Server durch die Auslagerung von eMails dauerhaft entlasten
  • Unabhängigkeit von unsicheren PST-Dateien
  • Backups von eMail-Servern vereinfachen
  • Schneller Suchzugriff auf eMails und beliebige Dateianhänge

Die eMail als Beweis nutzen

Im Rahmen von gerichtlichen Auseinandersetzungen kann die eMail durchaus als Beweis gewürdigt werden. Durch die vollständige und nachweislich manipulationssichere Archivierung aller eMails schaffen Sie für Ihr Unternehmen auch in solchen Fällen eine optimale Ausgangsposition.

Steigerung der Produktivität

Zugriff auf archivierte eMails: Bis zu 75% der geschäftskritischen Informationen eines Unternehmens sind in Form von eMails gespeichert. Der effiziente Zugriff auf diese Daten für alle Mitarbeiter und zu jeder Zeit ist ein wichtiger Produktivitätsfaktor und Wettbewerbsvorteil. Durch eMail-Archivierung können Sie die Ressource "eMail" für Ihr Unternehmen optimal und vor allem langfristig nutzbar machen.

Schutz vor Datenverlusten

Wichtige eMails können durch technische Fehler, versehentliches oder absichtliches Löschen verloren gehen. Oft löschen Mitarbeiter beim Ausscheiden aus dem Unternehmen ihr gesamtes eMail-Postfach. Eine eMail-Archivierungslösung kann so konfiguriert werden, dass alle eMails noch vor der Zustellung an die Anwender archiviert werden können.

eMail-Server dauerhaft entlasten

eMail-Server wie Microsoft Exchange Server sind in der Regel nicht in der Lage, das stark zunehmende eMail-Volumen zuverlässig und wirtschaftlich sinnvoll zu bewältigen. In Folge dessen entstehen hohe Kosten für die Administration und notwendige Erweiterungen der Hard- und Software.

Zur deutlichen Entlastung des eMail-Servers kann MailStore Server eMails regelbasiert (z.B. alle eMails älter als 12 Monate) nach erfolgreicher Archivierung aus den Postfächern löschen. Diese eMails stehen den Anwendern weiterhin über eine Microsoft Outlook-Integration, einen Internet-Browser oder über mobile Endgeräte (MailStore verfügt über einen integrierten IMAP-Server) zur Verfügung.

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